Soyez 2x plus efficace avec vos équipes grâce à Google workspace 🚀

Google, Google, mon beau miroir, dis moi si l’organisation de ma société est bien faite ?

Google peut être votre meilleur ami comme votre pire ennemi !

C’est un outil magnifique si on le décrypte un tout petit peu.

L’organisation administrative peut s’avérer être terriblement fastidieuse et ennuyante, croyez-moi, je sais de quoi je parle: c’est une de mes missions chez Olea.

Mais que vous soyez jeune entrepreneur, chef d’entreprise ou gérant depuis des années, tout le monde y passe !

Une mauvaise organisation peut engendrer de sérieux problèmes comme des retards de paiement, des oublis administratifs, des pertes de fichiers et documents ou tout simplement une mauvaise communication avec vos collaborateurs.

Pas de panique, aujourd’hui, j’essaie de vous livrer les clés pour démarrer votre organisation avec Google Workspace.

Qu’est-ce que Google Workspace ?

(Si vous savez déjà de quoi je parle, sautez au prochain paragraphe 😉. )

Si vous ne connaissez pas Google Workspace, que l’on appelait avant G-suite, voici un petit résumé :

Google est avant tout un moteur de recherche, là je ne vous apprends rien.

Google Gmail fournit une adresse mail 100% gratuite si vous n’avez pas de nom de domaine, c’est-à-dire, un nom payant accolé après le @.

Par exemple, chez Olea, nous avons tous une boîte mail nominative : lilou@oleaconseiltpe.fr. oleaconseiltpe.fr est le nom de domaine de la société.

Néanmoins, Google a voulu, au fil des ans, développer un outil 360°, qui permette à chacun d’utiliser toutes les fonctionnalités essentielles sur le même compte. (c’est-à-dire, le traitement de texte, la sauvegarde de données, les traductions, l’outil de visioconférence, l’agenda et j’en passe)

Oui, oui, c’est pareil que le Pack Office, mais livré par un autre fournisseur.

Pourquoi chez nous nous utilisons Google Workspace et pas Microsoft Office ?

Les fonctionnalités se ressemblent, c’est comme choisir entre deux bonbons, cela dépends des goûts et des couleurs.

La concurrence, c’est la liberté de choisir !

Nous allons donc faire un petit tour d’horizon de l’outil et de ses fonctionnalités. Finalement, qu’est-ce qu’il peut vous apporter et comment bien l’utiliser ?

Bien travailler (ou télé-travailler) avec Google Workspace.

(1) Bien communiquer avec son équipe

L’une des choses que toute l’équipe d’Olea vous répétera encore et encore, c’est d’apprendre à bien communiquer avec votre équipe.

En réel, bien évidemment, mais également à l’aide de vos outils numériques.

Certains d’entre vous ne passez pas vos journées les uns avec les autres.

Si votre équipe est décentralisée du siège social, alors il est primordial de bien communiquer avec vos équipes.

Pour ceci, vous pouvez :

• Créer une liste de diffusion dans Google Groupe : L'adresse e-mail du groupe vous permet de communiquer l'avancement des tâches et de partager des ressources (agendas d'équipe ou documents Drive, par exemple) avec tous les membres de votre équipe à la fois.

• Création d'un groupe chat : permet de discuter avec vos collègues, de partager des fichiers et d'autres ressources en ligne et de collaborer sur des projets d'équipe, accessible depuis l’appli “chat” ou en bas à droite de l’interface Gmail.

• Créer un drive et des dossiers partagés → Vous pouvez sélectionner les fichiers que vous voulez partager à certains de vos collègues ou les garde confidentiel. Attention à ce que les fonctionnalités “Administrateur” lors de la création du compte soit attribuées à la bonne personne.

• Organiser des visioconférences : démarrer ou participer à une visioconférence depuis Gmail, par Google agenda ou par Google Meet, trois chemins sont possibles et tous aussi simples les uns que les autres.

• Partager son écran via visioconférence. Les visio-conférences sont pas toujours les réunions les plus fun ! Autant que pour l’organisateur que les participants. En partageant votre écran sur ce que vous faites (si c’est pertinent, bien évidemment), alors vous mobilisez l’attention visuelle et auditive d’une autre manière.

Concilier vie pro & vie perso

La conciliation entre la vie privée et la vie personnelle a toujours été une question non négligeable.

À l’ère du numérique et de l’hyper connexion, le sentiment de surcharge numérique est décuplée.

Est-ce que vous décrochez vraiment à la fin de votre journée ?

Lisez-vous vos mails dès le levé du lit ou le week-end, “juste pour voir, je répondrai plus tard” ?

Les solutions offertes par Google Workspace pour décrocher :

• Vous pouvez définir des heures de travail dans votre google agenda à partir de vos paramètres.

Vous ne recevrez pas de notifications (alertes) si l'état mentionné sur la plage horaire est "absente du bureau"

→ Si quelqu'un vous invite à participer à un événement planifié en dehors de ces heures, cette personne en est informée par le biais d'une notification.

• Communiquer les disponibilités.

Avec Google Agenda vous pouvez facilement créer un agenda partagé ou partager votre agenda avec une autre personne.

Avant de vous solliciter inutilement, elle peut vérifier si vous êtes disponible ou non.

Il y a également une fonctionnalité pour trouver le bon créneau horaire pour tout le monde. Lors de la création d'un événement, vous ajoutez des invités et vous sélectionnez “horaires proposés” ou “rechercher un horaire”.

• Partager l'avancement des tâches → via chat, ou via création de plan de projet sur sheet.

Afin d’éviter une multitude de sollicitations par différents canaux de communication, choisissez en un et tenez-vous-y.

Une fois les bonnes habitudes prises, il est facile de savoir rapidement où en est chacun, chantiers, projets, suivi.

Vous pouvez utiliser le “chat” ou un fichier de création de plan de projet avec un suivi via Sheet (le Excel de Google Workspace).

Petites astuces bien pratiques si vous avez des problèmes de connexion :

• Pensez à vérifier si vous avez les dernières mises à jour, elles ne sont pas faites automatiquement pour tout le monde.

• Faites attention aux logiciel ou pare-feu qui bloquent l’utilisation de Google Meet.

• Si votre connexion est faible ou si vous avez besoin d’alléger la charge du processeur, alors n’utilisez que le son et fermez bien vos autres fenêtres.

La gestion de projets avec Google Workspace

Spécifiquement au démarrage ou dans les petites entreprises, une bonne gestion de votre projet peut valoir des gains de productivité énorme !

Et la gestion de projet, quand ce n’est pas notre spécialité, on ne sait plus où donner de la tête.

Force est de constater que c’est souvent un point bloquant chez nos clients, et pour commencer avant de passer sur des logiciels plus poussés, voici comment vous pouvez tester la gestion de projet grâce à Google.

(1) Vous configurez le projet, voici la recette :

• Créer un groupe dédié via Google Groupe.

• Créer un espace de communication d'équipe soit via Google Chat, soit via les commentaires directement sur votre fichier. Vous taguez vos utilisateurs sur les tâches qui leur sont attribuées.

• Créer un agenda d'équipe pour que tous puissent suivre les avancées et les deadlines.

• Planifier des réunions de suivi via Google agenda par une simple invitation qui sera valider par mail par votre collaborateur.

(2) Stocker les fichiers du projet.

• Sur le drive, vous créez un fichier partagé, les personnes que vous aurez choisies pour travailler sur ce projet auront tous les mêmes documents. Pas besoin de sauvegarder, c’est instantané. De cette manière, cela évite les interminables discussions par mail et du temps perdu à retrouver la dernière version des documents. Il y a trois modes de partage : en tant que lecteur, commentateur ou éditeur.

• Rechercher et déplacer des fichiers existants. Les documents et fichiers que vous mettez sur le drive ou que vous créez directement dessus ne sont pas figés. Vous avez simplement à les déplacer. Par ailleurs, pour gagner du temps, tapez le nom du fichier dans la barre de recherche directement.

2 autres fonctionnalités possibles pour ajouter ou transmettre des informations :

• Créer des modèles de notes de réunions ainsi que des copies sans écraser le fichier. Les templates peuvent également permettre des gains de productivité pour tous.

• Joindre des fichiers complémentaires directement à la visioconférence Google Meet.

(3) Créer un plan de projet

• Créer plan de projets avec Google Sheet

• Ajouter des descriptions aux tâches via l’icône “insertion” puis “remarque”.

• Ajouter des options de listes :

Proposez une liste d'options aux utilisateurs.

Par exemple, pour suivre l'avancement d'un plan de projet, créez une colonne "État" avec plusieurs options, comme "Non démarré", "En cours" ou "Terminé".

• Ajouter des indices de progression grâce aux couleurs, c’est parlant pour beaucoup de collaborateur et cela permet une lecture plus rapide et précise des avancées.

• Bien s'informer sur les deadlines !

(4) Enfin (et pas des moindres), gérer le projet

• Notifier un avancement ou une nouvelle étape. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous, le canal de communication que vous avez définie avec vos équipes dans la première étape : via l’agenda, le chat privé, ou le google groupe, ...

• Modifier le calendrier dans Google Agenda, non seulement pour vous rendre compte du temps passé sur chaque projet mais également pour suivre les deadlines.

• Si votre projet est finalisé, vous pouvez archiver les fichiers partagés pour que votre Drive soit propre et organisé, puis, créer un rapport fin de projet à l’aide de Google Slide.

À vous de jouer !

J’espère que cet article aura pu vous aider dans votre organisation !

Si vous avez des questions, je me ferais un plaisir d’y répondre !

Mieux, si vous avez vos propres tips, partagez les avec nous 😊

Lilou 🕵🏻‍♀️