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  • Lilou Vialle

Soyez 2x plus efficace avec vos Ă©quipes grĂące Ă  Google workspace 🚀

Google, Google, mon beau miroir, dis moi si l’organisation de ma sociĂ©tĂ© est bien faite ?


Google peut ĂȘtre votre meilleur ami comme votre pire ennemi !

C’est un outil magnifique si on le dĂ©crypte un tout petit peu.


L’organisation administrative peut s’avĂ©rer ĂȘtre terriblement fastidieuse et ennuyante, croyez-moi, je sais de quoi je parle: c’est une de mes missions chez Olea.


Mais que vous soyez jeune entrepreneur, chef d’entreprise ou gĂ©rant depuis des annĂ©es, tout le monde y passe !


Une mauvaise organisation peut engendrer de sérieux problÚmes comme des retards de paiement, des oublis administratifs, des pertes de fichiers et documents ou tout simplement une mauvaise communication avec vos collaborateurs.


Pas de panique, aujourd’hui, j’essaie de vous livrer les clĂ©s pour dĂ©marrer votre organisation avec Google Workspace.



Qu’est-ce que Google Workspace ?


(Si vous savez dĂ©jĂ  de quoi je parle, sautez au prochain paragraphe 😉. )


Si vous ne connaissez pas Google Workspace, que l’on appelait avant G-suite, voici un petit rĂ©sumĂ© :


Google est avant tout un moteur de recherche, lĂ  je ne vous apprends rien.


Google Gmail fournit une adresse mail 100% gratuite si vous n’avez pas de nom de domaine, c’est-Ă -dire, un nom payant accolĂ© aprĂšs le @.


Par exemple, chez Olea, nous avons tous une boßte mail nominative : lilou@oleaconseiltpe.fr. oleaconseiltpe.fr est le nom de domaine de la société.


NĂ©anmoins, Google a voulu, au fil des ans, dĂ©velopper un outil 360°, qui permette Ă  chacun d’utiliser toutes les fonctionnalitĂ©s essentielles sur le mĂȘme compte. (c’est-Ă -dire, le traitement de texte, la sauvegarde de donnĂ©es, les traductions, l’outil de visioconfĂ©rence, l’agenda et j’en passe)


Oui, oui, c’est pareil que le Pack Office, mais livrĂ© par un autre fournisseur.


Pourquoi chez nous nous utilisons Google Workspace et pas Microsoft Office ?

Les fonctionnalitĂ©s se ressemblent, c’est comme choisir entre deux bonbons, cela dĂ©pends des goĂ»ts et des couleurs.


La concurrence, c’est la libertĂ© de choisir !


Nous allons donc faire un petit tour d’horizon de l’outil et de ses fonctionnalitĂ©s. Finalement, qu’est-ce qu’il peut vous apporter et comment bien l’utiliser ?



Bien travailler (ou télé-travailler) avec Google Workspace.


(1) Bien communiquer avec son Ă©quipe


L’une des choses que toute l’équipe d’Olea vous rĂ©pĂ©tera encore et encore, c’est d’apprendre Ă  bien communiquer avec votre Ă©quipe.

En rĂ©el, bien Ă©videmment, mais Ă©galement Ă  l’aide de vos outils numĂ©riques.

Certains d’entre vous ne passez pas vos journĂ©es les uns avec les autres.

Si votre équipe est décentralisée du siÚge social, alors il est primordial de bien communiquer avec vos équipes.


Pour ceci, vous pouvez :

  • CrĂ©er une liste de diffusion dans Google Groupe : L'adresse e-mail du groupe vous permet de communiquer l'avancement des tĂąches et de partager des ressources (agendas d'Ă©quipe ou documents Drive, par exemple) avec tous les membres de votre Ă©quipe Ă  la fois.


  • CrĂ©ation d'un groupe chat : permet de discuter avec vos collĂšgues, de partager des fichiers et d'autres ressources en ligne et de collaborer sur des projets d'Ă©quipe, accessible depuis l’appli “chat” ou en bas Ă  droite de l’interface Gmail.


  • CrĂ©er un drive et des dossiers partagĂ©s → Vous pouvez sĂ©lectionner les fichiers que vous voulez partager Ă  certains de vos collĂšgues ou les garde confidentiel. Attention Ă  ce que les fonctionnalitĂ©s “Administrateur” lors de la crĂ©ation du compte soit attribuĂ©es Ă  la bonne personne.


  • Organiser des visioconfĂ©rences : dĂ©marrer ou participer Ă  une visioconfĂ©rence depuis Gmail, par Google agenda ou par Google Meet, trois chemins sont possibles et tous aussi simples les uns que les autres.


  • Partager son Ă©cran via visioconfĂ©rence. Les visio-confĂ©rences sont pas toujours les rĂ©unions les plus fun ! Autant que pour l’organisateur que les participants. En partageant votre Ă©cran sur ce que vous faites (si c’est pertinent, bien Ă©videmment), alors vous mobilisez l’attention visuelle et auditive d’une autre maniĂšre.



Concilier vie pro & vie perso


La conciliation entre la vie privée et la vie personnelle a toujours été une question non négligeable.

À l’ùre du numĂ©rique et de l’hyper connexion, le sentiment de surcharge numĂ©rique est dĂ©cuplĂ©e.

Est-ce que vous décrochez vraiment à la fin de votre journée ?


Lisez-vous vos mails dĂšs le levĂ© du lit ou le week-end, “juste pour voir, je rĂ©pondrai plus tard” ?


Les solutions offertes par Google Workspace pour décrocher :

  • Vous pouvez dĂ©finir des heures de travail dans votre google agenda Ă  partir de vos paramĂštres.

Vous ne recevrez pas de notifications (alertes) si l'état mentionné sur la plage horaire est "absente du bureau"

→ Si quelqu'un vous invite Ă  participer Ă  un Ă©vĂ©nement planifiĂ© en dehors de ces heures, cette personne en est informĂ©e par le biais d'une notification.

  • Communiquer les disponibilitĂ©s.

Avec Google Agenda vous pouvez facilement créer un agenda partagé ou partager votre agenda avec une autre personne.

Avant de vous solliciter inutilement, elle peut vĂ©rifier si vous ĂȘtes disponible ou non.

Il y a Ă©galement une fonctionnalitĂ© pour trouver le bon crĂ©neau horaire pour tout le monde. Lors de la crĂ©ation d'un Ă©vĂ©nement, vous ajoutez des invitĂ©s et vous sĂ©lectionnez “horaires proposĂ©s” ou “rechercher un horaire”.

  • Partager l'avancement des tĂąches → via chat, ou via crĂ©ation de plan de projet sur sheet.

Afin d’éviter une multitude de sollicitations par diffĂ©rents canaux de communication, choisissez en un et tenez-vous-y.

Une fois les bonnes habitudes prises, il est facile de savoir rapidement oĂč en est chacun, chantiers, projets, suivi.

Vous pouvez utiliser le “chat” ou un fichier de crĂ©ation de plan de projet avec un suivi via Sheet (le Excel de Google Workspace).



Petites astuces bien pratiques si vous avez des problĂšmes de connexion :

  • Pensez Ă  vĂ©rifier si vous avez les derniĂšres mises Ă  jour, elles ne sont pas faites automatiquement pour tout le monde.

  • Faites attention aux logiciel ou pare-feu qui bloquent l’utilisation de Google Meet.

  • Si votre connexion est faible ou si vous avez besoin d’allĂ©ger la charge du processeur, alors n’utilisez que le son et fermez bien vos autres fenĂȘtres.



La gestion de projets avec Google Workspace


Spécifiquement au démarrage ou dans les petites entreprises, une bonne gestion de votre projet peut valoir des gains de productivité énorme !


Et la gestion de projet, quand ce n’est pas notre spĂ©cialitĂ©, on ne sait plus oĂč donner de la tĂȘte.


Force est de constater que c’est souvent un point bloquant chez nos clients, et pour commencer avant de passer sur des logiciels plus poussĂ©s, voici comment vous pouvez tester la gestion de projet grĂące Ă  Google.


(1) Vous configurez le projet, voici la recette :

  • CrĂ©er un groupe dĂ©diĂ© via Google Groupe.

  • CrĂ©er un espace de communication d'Ă©quipe soit via Google Chat, soit via les commentaires directement sur votre fichier. Vous taguez vos utilisateurs sur les tĂąches qui leur sont attribuĂ©es.

  • CrĂ©er un agenda d'Ă©quipe pour que tous puissent suivre les avancĂ©es et les deadlines.

  • Planifier des rĂ©unions de suivi via Google agenda par une simple invitation qui sera valider par mail par votre collaborateur.


(2) Stocker les fichiers du projet.

  • Sur le drive, vous crĂ©ez un fichier partagĂ©, les personnes que vous aurez choisies pour travailler sur ce projet auront tous les mĂȘmes documents. Pas besoin de sauvegarder, c’est instantanĂ©. De cette maniĂšre, cela Ă©vite les interminables discussions par mail et du temps perdu Ă  retrouver la derniĂšre version des documents. Il y a trois modes de partage : en tant que lecteur, commentateur ou Ă©diteur.


  • Rechercher et dĂ©placer des fichiers existants. Les documents et fichiers que vous mettez sur le drive ou que vous crĂ©ez directement dessus ne sont pas figĂ©s. Vous avez simplement Ă  les dĂ©placer. Par ailleurs, pour gagner du temps, tapez le nom du fichier dans la barre de recherche directement.

2 autres fonctionnalités possibles pour ajouter ou transmettre des informations :

  • CrĂ©er des modĂšles de notes de rĂ©unions ainsi que des copies sans Ă©craser le fichier. Les templates peuvent Ă©galement permettre des gains de productivitĂ© pour tous.

  • Joindre des fichiers complĂ©mentaires directement Ă  la visioconfĂ©rence Google Meet.


(3) Créer un plan de projet

  • CrĂ©er plan de projets avec Google Sheet

  • Ajouter des descriptions aux tĂąches via l’icĂŽne “insertion” puis “remarque”.

  • Ajouter des options de listes :

Proposez une liste d'options aux utilisateurs.

Par exemple, pour suivre l'avancement d'un plan de projet, crĂ©ez une colonne "État" avec plusieurs options, comme "Non dĂ©marrĂ©", "En cours" ou "TerminĂ©".

  • Ajouter des indices de progression grĂące aux couleurs, c’est parlant pour beaucoup de collaborateur et cela permet une lecture plus rapide et prĂ©cise des avancĂ©es.

  • Bien s'informer sur les deadlines !


(4) Enfin (et pas des moindres), gérer le projet

  • Notifier un avancement ou une nouvelle Ă©tape. Pour cela, plusieurs options s’offrent Ă  vous, le canal de communication que vous avez dĂ©finie avec vos Ă©quipes dans la premiĂšre Ă©tape : via l’agenda, le chat privĂ©, ou le google groupe, ...

  • Modifier le calendrier dans Google Agenda, non seulement pour vous rendre compte du temps passĂ© sur chaque projet mais Ă©galement pour suivre les deadlines.

  • Si votre projet est finalisĂ©, vous pouvez archiver les fichiers partagĂ©s pour que votre Drive soit propre et organisĂ©, puis, crĂ©er un rapport fin de projet Ă  l’aide de Google Slide.



À vous de jouer !

J’espùre que cet article aura pu vous aider dans votre organisation !


Si vous avez des questions, je me ferais un plaisir d’y rĂ©pondre !

Mieux, si vous avez vos propres tips, partagez les avec nous 😊


Lilou đŸ•”đŸ»â€â™€ïž

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